מה זה ניהול ספרים?
ניהול ספרים הוא פעולת חובה בכל עסק, אך לא כולם מבצעים אותה כראוי – בין אם מחוסר ידיעת החוק ובין אם בכוונה תחילה.
כך או כך, מדובר בעבירה שתגרור קנסות כבדים ומשפיעים על חיי העסק.
אז מה צריך לדעת בנושא? כל המידע לפניכם:
חוק ניהול ספרים לצרכי מס
הוראות מס הכנסה (התשל"ג – 1973: ניהול פנקסי חשבונות) קובעות את הדרך שבה יבוצע ניהול ספרים בעסק לרבות רישומי הכנסות, הוצאות ותנועות כספיות.
הוראות אלו מאפשרות לעסק להישאר בשליטה אך גם מקלות על מפקחי רשויות המס להבין במהירות את המצב הכספי של העסק במלך ביקורת ולהעביר לרשויות מידע מתאים.
חריגות מהוראות אלו ייחשבו עבירות מס ובהתאמה תוכל להחליט הרשות על פסילת ספרים – ענישה מנהלתית שתוביל לקנס כספי.
אפשרות נוספת היא היכולת של מס הכנסה להחליט על ניכוי במס במכור מכל התקבולים בעסק.
דבר שעשוי לפגוע בתזרים המזומנים של העסק ואף לשתק את פעילותו במידה קלה או קשה.
הנחיות לניהול ספרים בחשבון העסק
הוראות ניהול ספרים מחולקות לשלושה פרקים:
- פרק ראשון – הוראות כלליות ומחייבות לכל בעלי העסקים באשר הם: לרבות דיווח תקין, חובת שמירת מסמכים, ניהול תקין של מערכת חשבונות ממוחשבת ועוד.
- פרק שני – הנחיות להפקת ואופן הרישום של קבלות, חשבוניות, תעודות משלוח ועוד.
- פרק שלישי – ניהול ספרי חשבונות על פירוט סוגי ספרי החשבונות (ספר תקבולים, ספר הזמנות, ספר קופה וכיוצ"ב) והחובה לנהל אותם בהתאם להנחיות הפרק. נרחיב כעת לגבי הנחיות אלה:
ראשית לעניין הספר. זהו המקום שבו מצוינות פעולות כספיות כמו מכירות ותשלומים והוא יכול להתנהל בתוכנה ממוחשבת להנהלת חשבונות (שאושרה ע"י רשות המיסים).
ועם זאת, מכיוון שחלק גדול מהעסקי העצמאיים מנהלים חשבונאות באופן חד צדדי, עליהם לבצע ניהול ספרים פיזי בספר נייר כרוך ודפים ממוספרים מראש (לפני תחילת הרישום בספר) בסדר רץ.
הרישום בתוך הספר צריך להתבצע בעט ומחיקה תבוצע על ידי מתיחת קו בעט ולא באמצעות טיפקס.
אם זו תוכנה ממוחשבת, אזי רק תנועות שנקלטו בקובץ (כלומר אלה שממוספרות בסדר רץ ללא אופציית מחיקה מלבד רישום של תנועה נוספת) ייחשבו לפעולות שנרשמו בספר.
כמו כן, שליחה של מסמך ממוחשב במקום נייר מתאפשרת רק בהסכמת הנמען מראש ובכתב ועליו להכיל חתימה אלקטרונית.
מתי תתרחש פסילת ספרים בעסק?
הוראות ניהול ספרים קובעות שכל עסק ינהל תיעוד בשיטה לבחירתו בהתאם לאופי והיקף הפעילות.
אי ניהול ספר בהתאם להוראות החוק עשוי לבסס עילה לפסילת כל ספרי הנהלת החשבונות של העסק על ידי מע"מ או מס הכנסה.
רק אם פקיד השומה השתכנע שהייתה עילה מספקת לאי רישום של תקבול מסוים, הוא יוכל להימנע מפסילה.
ניהול לא נכון של ספרים אלו יכול לגרור גם האשמה של העלמת מס בעסק שנחשבת עבירה חמורה.
כלל האצבע שלפיו פועלות כיום רשויות המס הוא שכאשר תקבולים אינם נרשמים כראוי, סביר שהתרחש ניסיון לביצוע עבירת מס כלשהי או שנערך ניהול ספרים לקוי.
רק לאחר בדיקה מקיפה של הנסיבות יחליט פקיד השומה לעניין הפסילה, או מתן אזהרה.
משמעות והשלכות שחשוב להכיר
פסילת ספרים גוררת קנס כספי שיכול להגיע עד אחוז אחד מגובה המחזור העסקי. בנוסף סביר שרשות המס תעדכן את השומות בהתאם.
כדי להתגונן מסנקציה שכזו ניתן להעלות שתי טענות: האחת היא שלא היה "תקבול" כפי שמשתמע מהוראות ניהול הספרים והשניה היא שיש הסבר מספק לאי רישום התקבול כמו אירוע חריג ובלתי צפוי, בהתאם להוכחות ועובדות אותו מקרה.
כדי להיערך לביקורת המס הקפדנית או שימוע שהוחלט בעקבותיה, מומלץ להתייעץ עם עורך דין עבירות מס או צווארון לבן שמתמחה בעבירות מס ויספק לכם ייעוץ משפטי שישפר את תוצאות השימוע.
עורך הדין יסייע לבעל העסק להשמיע טענות מספקות שישכנעו את רשות המס להימנע מפסילת ספרים.
כמו כן, צריך להתייחס לשימוע עצמו כזכות להשמיע טענות ולא כחובה חוקית ומומלץ שלא לוותר על הליך זה בשום אופן.
מה עלול לקרות בביקורת מס?
אם נציג הביקורת הוא מבקר ממחלקת ניהול ספרים, תתבקשו להציג את ספרי החשבונות ולענות לשאלות בנושא.
ביקורות אלו מבוצעות לרוב בהפתעה וחוסר רישום תקבולים במהלך הביקורת הוא אחד התפיסות הנפוצות ביותר של רשויות המס.
נמצאו ליקויים בספרי החשבונות, מה עכשיו?
בעל העסק יוזמן לשימוע שבו תיקבע חומרת הליקויים. זהו הליך שבו יש זכות להשמיע טענות ונימוקים שייתכן ויתרמו להחלטות.
בכל מקרה רצוי להתייעץ לפני השימוע עם עורך דין מיסים מומחה בעבירות מס יחד עם רואה החשבון של העסק.
כיצד לנהוג במהלך ביקורת ניהול ספרים?
- בדקו מיהם הנציגים, מהי זהותם ולאיזו מחלקה הם משתייכים.
- שאלו לסיבת הביקורת, טיבה והשלכותיה. המבקרים לא מחויבים לענות לכל שאלה אבל מומלץ לחלץ כמה שיותר מידע בצורה אדיבה.
- ענו על כל שאלה בעצמכם והימנעו מלתת לאדם אחר לשוחח בשמכם.
- למרות הלחץ, יש להמשיך בהתנהלות שגרתית ואופיינית למהלך העבודה. לאחר מכן תמיד תוכלו לחייג לעו"ד.
לסיכום
ניהול ספרים לקוי או רשלני עלול להדליק נורה אדומה בקרב חוקרי המס ולייחס לנסיבות המקרה סממנים שמתאימים לעבירות מס אחרות שנועדו להתחמק מתשלום ולהגדיל רווחים כמו קבלת דבר במרמה, זיוף חשבונית או מעבר על חוק ניירות ערך.
במקרה כזה, תאלצו לעבור חקירות מס הכנסה שבסופן עשויים להתקבל עונשים כבדים וחמורים.
להתייעצות בנושא פנו אל עורך הדין עמית זיו המתמחה בעבירות כלכליות ועבירות מס ומספק ליווי וייצוג מקצועי לאורך כל הליך החקירה ברשויות.
השמעת המאמר לכבדי ראייה
