אישור ניהול ספרים וניכוי מס במקור מציינים הן את תקינות פעילותו של העסק בכפוף לכל דרישות החוק בנוגע להתנהלות מול רשויות המס והן את החובה החוקית של הנישום לשלם למס הכנסה חלק מתשלום העסקה שמבצע מול בית עסק אחר.
גופים גדולים – ציבוריים ופרטיים כאחד דורשים באישורים אלה כדי לוודא כי פעולתם לגיטימית ולמזער מצידם את הסיכונים.
במאמר זה נציג את שני האישורים החשובים ואת הפעולות הנדרשות במקרה של בעיה לקבלם מצד הרשויות.
מה זה ניכוי מס במקור?
ניכוי במקור מאפשר לרשויות לגבות תשלומי מס כבר עם קבלת התשלום ובמטרה לצמצם תופעות כמו הון שחור ואי דיווח או אישור ניהול ספרים מס הכנסה.
הניכוי במקור דומה בתכליתו לתשלום המקדמות ומאפשר למדינה לקבל את המס כאן ועכשיו, במקום בסיום השנה.
בניכוי במקור, המשלם אחראי למס מצידו של מקבל התשלום והעברתו ישירות למס הכנסה.
הדוגמה הנפוצה היא של בית עסק, שיש לו אחוז ניכוי במקור וכך הוא יקבל את התשלום מלקוחותיו בקיזוז אותו אחוז ניכוי.
כך למשל, בית עסק עם ניכוי במקור בשיעור 5% המפיק ללקוח שלו חשבונית בסך 100 שקלים, יקבל בפועל רק 95 שקלים.
את חמשת השקלים הנוספים (כלומר אותם 5%) עליו להעביר כעת למס הכנסה.
הניכוי במקור נפוץ מאוד גם בשוק ההון, שם הניכוי במקור מתרחש מהבנק לאחר מכירת ניי"ע או קבלת דיבידנד, שכירות דירות בניכוי של 35% מעל לתקרה מסוימת בדמי השכירות החודשיים ובקרב מעסיקים, שמנכים משכר העובדים מס במקור ומעבירים אותו למס הכנסה, שלא דרך תלוש השכר.
מהו אישור ניהול ספרים?
מדובר במעין "חותמת" להתנהלותו החוקית והתקינה של עסק מול הרשויות, לאחר שאלה בדקו את הנהלת החשבונות והספרים בעסק וקבעו כי הוא עומד בכל הדרישות.
אישור זה מופק בהתאם לניהול תקין של פנקסי חשבונות ובהתאם לדרישת מס הכנסה ומע"מ, כפי שנקבע בתקנות החוק.
בדרך כלל אישור ניהול ספרים הוא אישור שגופים ציבוריים דורשים לראות, משום שזהו האישור הרלוונטי בעבורם לספקים שעמם הם עובדים, בדומה להצגת אישור ניכוי מס.
גם בתי עסק, חברות וארגונים גדולים דורשים במסמכים אלה על מנת לוודא שהעסק פועל בצורה לגיטימית בהתאם לתקנות המס, כדי למזער סיכונים מצידם בבחירת השותפים לדרך.
מהן הדרישות לקבלת אישור ניהול ספרים וניכוי מס במקור?
כל ספרי החשבונות של העסק נדרשים לרישום מלא של הפקת חשבוניות מס לקהל הלקוחות, בהתאם לצורת ההתאגדות הרשומה (האם מדובר בחברה בע"מ או בעוסק מורשה).
כאשר מדובר בעוסק פטור המפיק קבלות בלבד, אין צורך לקבל אישור ניהול ספרים וניכוי מס במקור, משום שהוא אינו גובה מע"מ ובשל כך גם לא מקזז מס תשומות.
הדרישה בחוק היא לעדכן כל סכום שנגבה מהלקוחות וכל הכנסה שהתקבלה מהם, במקביל לרישום כל הוצאה של העסק ושמירת קבלות על כך.
הרישום בספרי החשבונות הוא של כל תקבול, בכל צורה: מזומן, אשראי, שיק מזומן או דחוי, מקדמות, שובר תשלום, העברת כספים דרך אפליקציית תשלומים ועוד. יש לבצע את הרישום מיד לאחר קבלת הכספים ולעדכן במקביל את המלאי העסקי.
חשוב להבהיר כי אמנם עוסקים פטורים אינם נדרשים לפעול לקבלת אישור ניהול ספרים וניכוי מס במקור, אך החוק לניהול ספרי חשבונות חל גם עליהם ללא הבדל.
חובה זו נשמרת למעט במקרים של פטור או הקלה בניהול הספרים ובכפוף לאישור בכתב על כך מפקיד שומה.
פסילת ספרים של עסק
עסק שנדרש להגיש ולהציג את ספרי החשבונות שלו והתבשר כי נפסל, המשמעות עבורו היא כי ההתנהלות והנתונים שנבדקו אינם מקובלים על רשות המיסים.
וכך יכולה הרשות להגדיר את חבות המס לפי מיטב השפיטה וללא כל קשר לנתונים שהוצגו בפניה.
מכיוון שמדובר בבעיה מבחינתו של העסק, יש לקבל כבר בתחילת הליך הביקורת ייעוץ מקצועי מאת עורך דין מיסים מיומן.
בנוסף, ייתכן שפקיד השומה לא יאשר ניכוי הוצאות מהחשבונות שהוגשו לו ולא יינתן היתר לקיזוז הפסדים כנגד ההכנסה.
אי קבלת אישור ניהול ספרים וניכוי מס במקור עלולה לסכן את המוניטין והקשרים העסקיים של בעל העסק עם לקוחותיו ועל כן יש לה השלכות משמעותיות במובן הכלכלי והתדמיתי.
חשוב להבין כי פסילת ספרים מתרחשת לרוב בעקבות חקירות מס הכנסה המתחילות כסמויות וממשיכות כגלויות ושתכליתן לבדוק את איכות ניהול הספרים המתנהלת. וכך אם נמצאו אי רישום תקבולים, פערים או טעויות, תתקבל פסילה.
הטעות הרווחת שנתקל בה כמעט כל עורך דין עבירות מס, היא כי אין הרבה לעשות בנדון למעט שליחת מכתב המפרט בקצרה את חוסר ההצדקה לפסילת ספרים.
בפועל יש מה לעשות וגם ניתן להסתייע בעורך דין העוסק בתחום, כדי להעלות טענות משפטיות יעילות שיגדילו את הסיכויים לקבלת אישור ניהול ספרים וניכוי מס במקור, גם אם הטענות שהועלו קודם לכן נדחו מצד פקיד השומה.
להתייעצות בנושא בכל שלב, תוכלו לפנות לעורך הדין המומחה עמית זיו.
אישור ניהול ספרים וניכוי מס במקור – שאלות נפוצות
איך מקבלים אישור ניהול ספרים וניכוי מס במקור?
ניתן להוריד את שני האישורים מאתר רשות המיסים, תוך צפייה בשיעורי הניכוי שנקבעו לכם (או הפטור מכך) ואישור ניהול ספרים. אם לא מופיעים במערכת, ניתן לבדוק ישירות בסניף רשות המיסים.
מי נדרש לנכות מס במקור ולקבל אישור ספרים?
ארגונים, חברות ויחידים בעלי מחזור עסקי של מיליוני שקלים בשנה נדרשים לכך, כאשר הצגת ניהול ספרים תתבצע לרוב מול גופים ציבוריים, המחויבים לקבל אותו מכל ספק ונותן שירות.
השמעת המאמר לכבדי ראייה
